2013-06-24 09:28:00 來源:映象網(wǎng)綜合
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內(nèi)容推薦
沒干什么事一天就過去了？工作任務(wù)完不成天天加班？熬夜不夠睡整天掛著熊貓眼？想做的事一天拖一天總也干不完？別再抱怨時間不夠用了，且看日本職場達人小山龍介教你最先進的“時間整理術(shù)”，幫你趕走偷偷吃掉時間的小怪物，讓你從被時間追逐的“菜鳥”迅速變身運籌帷幄的“時間整理達人”！
本書用最簡單易懂的方式教你掌控“時間”這一最寶貴的人生資源，它既從細節(jié)上教你整理零散的時間碎片，又從宏觀上幫你規(guī)劃人生的時間藍圖；它不僅能讓你學會整理時間，更能幫你找回人生目標。讀過本書你會發(fā)現(xiàn)，原來只需做出一點點的改變，就能讓整個生活煥然一新。讓我們跟隨作者的指引，告別時間的混亂，掃清人生的疲憊，每一天都清清爽爽，活力十足！
作者簡介
小山龍介
日本知名暢銷書作家、Bloomconcept股份公司董事、“赫曼全腦模型”推廣人、業(yè)務(wù)咨詢師、生存技能培訓(xùn)教練，他擅長利用“整理術(shù)”處理工作與生活中繁雜的事務(wù)，所以身兼數(shù)職仍能從容不迫地享受生活。近年來，小山龍介經(jīng)常以整理術(shù)為主題，舉行演講、研討會和企業(yè)研習講座，積極地向在職場中苦苦掙扎的菜鳥傳授工作秘訣。
除本書外，小山龍介還著有《整理的藝術(shù)》《整理的藝術(shù)3：創(chuàng)意是整理出來的》等書。
譯者
阿修菌
蜀中邛州人，偽腐偽宅80后，日語碩士，從事英、日、中三語互譯。
精彩試讀
Chapter1 瞬間改變?nèi)松?/p>
時間整理術(shù)01 將任務(wù)變?yōu)榭梢暬愫灱?/p>
很多人都弄不清楚在當下這個瞬間該做些什么，這點讓人挺意外的。清楚今天一天該做些什么的人也不多。說到清楚自己這一周該干到哪一步的人，那估計就更少了吧。
處于完全不清楚該干多少活才好的狀態(tài)，卻還要去干活。這就像不知道要跑多遠還去參加馬拉松比賽一樣。奮力奔跑，卻總是看不見終點。這樣不僅很辛苦，也會心里不安，備受煎熬吧。
為了消除工作時的不安情緒，我們首先應(yīng)該做的是對“該干的事情”進行管理。
ToDo管理方法中，我首先想向大家推薦的是便簽紙管理法。具體來說就是工作分配到手之后，將任務(wù)寫在便簽紙上，并貼在顯眼的地方。等完成任務(wù)后，將這張便簽紙撕下，扔進垃圾桶。
這樣一來，便簽紙的量直接轉(zhuǎn)變?yōu)楣ぷ魅蝿?wù)的量，我們便能對工作有了視覺上的把握。
便簽紙用75mm×25mm的細長型和75mm×50mm偏大一點的規(guī)格都行。簡單的ToDo記在細長型便簽紙上即可，復(fù)雜點的任務(wù)則可以用大一點的便簽紙，詳細記錄工作內(nèi)容。在電話中聽到ToDo任務(wù)后，也可以拿大一點的便簽紙直接當筆記紙用。
時間整理術(shù)02 用文件夾制作便攜式ToDo列表
這里的重點是絕不能把自己的視線從便箋紙上移走。假設(shè)某個時候，你跟對方說“那么，我兩小時后再打電話”，掛斷電話后，將這件事寫到便箋紙上。也許你想說這下便萬無一失了！
可是你沒想到之后再也沒有時間去看那張便箋紙，等你再想起來確認的時候，已經(jīng)是五個小時以后的事了……如果你很瀟灑地將打電話的事完全拋諸腦后了，那ToDo筆記也就沒有意義了。
把便箋紙貼到隨時都能看到的地方，這才是重點。比如，你若是從事案頭工作較多，則可以在辦公桌上專門為便箋紙騰出一個空間，然后把ToDo便箋紙挨個往上貼得滿滿的。
坐在辦工作前的時候，總能看到這些ToDo便箋紙，也就不會馬虎大意給忘了。若是工作多用電腦的人，則可以在顯示屏周圍貼上一圈便箋紙。
時間整理術(shù)03 事先貼好便箋紙
然而要是隨身帶著便箋紙片刻不離，其實也挺麻煩的。應(yīng)用這種工具時容易遭遇“墨菲定理①”，即需要用的時候反而沒有帶在身上。我不停嘗試，最終發(fā)現(xiàn)了兩個超級好用的方法。
一個是。我們可以將帶有輕薄塑料包裝的便箋紙事先放入錢包。我們一般很少會忘記隨身攜帶錢包，因此這個方法肯定沒問題。只是這樣一來，能隨身攜帶的便箋紙就只能局限在小規(guī)格的范圍內(nèi)了。
另一個方法比較有劃時代意義。那就是。這是一種逆向思維。這么一來，忘記攜帶便箋紙的情況也會減少。
剛才介紹的用來貼ToDo的文件夾上，也可以事先貼上空白便箋紙。等我們想到ToDo的時候，直接寫在文件夾的空白便箋紙上即可。
我們將這個方法升級，給普通記事本也密密麻麻地貼上便箋紙后，它就能搖身一變，成為多功能記事本。我們可以貼換不同的便箋紙，將其變成具有收集編輯功能的記事本。
這之后，我和文具咨詢師土橋正先生一起開始通過KOKUYOS&T公司銷售“HackNote”。HackNote是本多功能記事本，帶有專門用于粘貼便箋紙的部分，叫做“點子板（IdeaBoard）”。
其實筆記本電腦的手托部分也很適合貼便箋紙。瀏覽網(wǎng)頁時，忽然想做筆記了——這時候，你可以立刻使用這種方法。而且如果你正操作電腦時來了個電話，也能快速地做電話記錄。除此之外，貼上便箋紙還能隔絕污漬，以免弄臟電腦手托。
這么方便又實用的方法，只有隨時粘貼、隨時撕下的便箋紙才能實現(xiàn)。
時間整理術(shù)04 價值25，000美元的終極ToDo管理術(shù)
即使這么處理ToDo，有時還是會留下一些無法及時處理的任務(wù)。像這種。這被稱為“艾維·李（IvyLee）的金點子”，是價值25，000美元的生存術(shù)。
二十世紀初期，經(jīng)營咨詢師艾維·李對美國鋼鐵大王查爾斯?施瓦布（CharlesM.Schwab）說：“我有個能把效率提高50%的方法?！辈⑻岢隽讼旅孢@個方案。
這是個非常簡單的ToDo管理方法。首先是要求員工在下班前寫出六件明天必須做的事情，然后按照重要程度，用數(shù)字1到6給這六件事標記排序。
第二天早會上，對昨天的任務(wù)列表進行確認，并按照排好的優(yōu)先順序來進行處理。
這個ToDo項目不一定非要在當天全部完成。下班前總結(jié)的時候，連同沒有做完的任務(wù)，再寫出第二天的六個任務(wù)，并按照重要程度標上數(shù)字。要做的就這么簡單。
艾維·李對這個方法自信滿滿。當他把這個方法呈現(xiàn)給施瓦布時，他說：“如果沒有效果，我分文不??；但如果有效果的話，希望您能支付適當?shù)膱蟪杲o我?！?/p>
然后靠著這個簡單的方法，施瓦布的公司效率大增，而艾維?李也順利地獲得了25，000美元的報酬。①
按照優(yōu)先順序依次處理六個ToDo項目。這里面包含著一個重要的信息。那就是。而且，每天重新定義優(yōu)先順序本身就能提高生產(chǎn)效率。
前面向大家介紹了用便箋紙進行ToDo管理的方法，這里的重新定義優(yōu)先順序也非常實用。比如有時候某個任務(wù)的截止日期不斷逼近，或是由于一些小疏忽，引發(fā)一些問題，這會使得某個ToDo任務(wù)的重要性一下子提升。
在給任務(wù)重新排序時使用便箋紙也非常方便。通過不斷調(diào)整優(yōu)選順序，ToDo列表會變得更加科學合理，也會在未來的工作中扮演更加重要的角色。
時間整理術(shù)05 切勿一心二用
艾維·李的ToDo管理術(shù)中還有一個要點，即。
有一個說法叫“多任務(wù)”。意思是在電腦上同時進行兩個及以上的操作。如果是機器的話，這種做法的確也是可行的。但是對于人腦而言，基本上是無法支持“多任務(wù)”的。如果你企圖一心二用，同時做兩件事，那么工作速度必然會驟降，且精度也會變低。
對于那些可以干很多工作的人，只要我們認真觀察他們的工作流程，便會發(fā)現(xiàn)他們是在高速切換單個任務(wù)。他們切換的速度很快，以至于看起來像是在一心多用。
據(jù)說為了在同一個生產(chǎn)線上盡量多地生產(chǎn)各種車型，豐田汽車工廠花了很大功夫，最大限度地縮短更換工具的時間。以前汽車工廠可以一次性大批量生產(chǎn)同一個車型的產(chǎn)品，而現(xiàn)在卻不同。現(xiàn)在不僅生產(chǎn)各種車型，還需要生產(chǎn)各種細節(jié)不同的車。為了適應(yīng)這種時代潮流的變化，比起一次性大批量生產(chǎn)，。
工作亦然。
在過去，我們只需要高效地完成大量重復(fù)性任務(wù)，所以“切換和更換”并不重要。而現(xiàn)如今，我們面對的任務(wù)總是在不斷地、一點點地變換著形態(tài)。為了適應(yīng)這種變化，我們不能再一心二用，而是。
時間整理術(shù)06 兩分鐘內(nèi)能搞定的事就盡快搞定
豐田工廠的故事還教會了我們另一個妙招。那就是面對能馬上完成的任務(wù)，。
我們假設(shè)工廠正在生產(chǎn)A車，這時忽然收到了B車的訂單。這時豐田的做法是將本來計劃給A車用的機器和材料全都進行替換，優(yōu)先完成B車的生產(chǎn)任務(wù)。而不是把B車的訂單往后排，等生產(chǎn)完A車再來處理。因為比起更改訂單順序，快速切換狀態(tài)，按照訂單要求進行處理其實更好操作，更省時間。
這個方法對于我們的工作也很適用。假設(shè)你在進行某項操作的時候，忽然上司對你說“麻煩去把復(fù)印件拿過來一下”。從個人情緒而言，相信大家都想集中對付現(xiàn)在正在處理的工作。但事實上，這時放下手中的活，趕緊把復(fù)印件拿過來的做法更加有效。
如果你決定把取去復(fù)印件的任務(wù)排到后面的話，你也許就得把它寫到便箋紙上，保存到ToDo列表中，以免忘記這個小任務(wù)。但是實際上，你把這個小任務(wù)寫到ToDo列表里需要花時間，再考慮到因為ToDo的增加而產(chǎn)生了心理負擔，以及上司要求你“去把復(fù)印件拿過來”的壓力，推后完成這個小任務(wù)其實是弊大于利。
與其這樣，。這樣不僅可以把自己從ToDo變多的壓力中解放出來，也能在上司面前贏得更高的評價。
時間整理術(shù)07 收到的電子郵件立即添加到ToDo列表中
最近隨著智能手機的普及，我們也可以用手機簡單進行ToDo管理了。只要在被稱為“云端”的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上進行管理的話，我們便能在任意一個電腦或智能手機上，對同一個數(shù)據(jù)進行確認。
其中比較有代表性的服務(wù)便是。我們不僅可以通過瀏覽器進行ToDo登錄和確認，還能通過iPhone、安卓終端、iPad來進行同樣的操作，還能設(shè)定日期、重復(fù)、場所的等具體內(nèi)容。
我自己使用的是Gmail、GoogleCalendar附帶的。當我收到包含ToDo的郵件后，便從“其他”菜單中選擇“追加到ToDo列表”，把郵件保存到列表中。保存的時候也會同時加上執(zhí)行任務(wù)的日期。
這樣一來，登錄好的ToDo會自動與GoogleCalendar同步，顯示在日歷的任務(wù)欄中。我們還可以從任務(wù)信息找到原來的郵件，隨時確認查看ToDo的內(nèi)容。
也有很多好用的第三方iPhoneAPP。我現(xiàn)在使用的有免費的，它的功能很齊全。不過有一點挺遺憾的，那就是沒有重復(fù)功能。不過還是可以用剛才介紹的GoogleCalendar功能代替。
我最近幾乎所有的ToDo都是通過郵件弄的。就算有些是口頭傳達的內(nèi)容，很多情況下還是會收到一封正式點的郵件。因此GoogleTasks這種能與郵件連動的ToDo管理非常方便實用?！ ?/p>
